GTERIObjetivo5

De Grupos de trabajo Recolecta

Guía de evaluación de repositorios institucionales de investigación

1.- Visibilidad

En esta sección se analiza la visibilidad del repositorio a través de su presencia en directorios nacionales e internacionales, así como en la existencia de un nombre normalizado que lo identifique en todos ellos.

1.1.- Presencia en directorios nacionales e internacionales

El repositorio ha sido registrado en alguno de los siguientes directorios: ROAR, OpenDOAR, BuscaRepositorios, Hispana y OAI Data Providers. Para conseguir la mayor visibilidad se recomienda el registro en todos ellos.

Resultado:

• ROAR
• OpenDOAR
• BuscaRepositorios
• Hispana
• OAI Data Providers
• Ninguno

1.2.- Presencia en buscadores y recolectores nacionales e internacionales

El repositorio está siendo recolectado por alguno de los siguientes recolectores: Google Scholar, DRIVER, Recolecta, OAIster y Scirus.

Resultado:

• Google Scholar
• DRIVER
• Recolecta
• OAIster
• Scirus
• Ninguno

1.3.- Existencia de un nombre normalizado en todos ellos

El repositorio ha sido registrado siempre con la misma forma del nombre. Se valora que el repositorio tenga un nombre propio que lo identifique unívocamente.

Resultado:

• Si
• No

1.4.- Existencia de una URL amigable

Se entiende por URL amigable aquella que está compuesta únicamente por la dirección del servidor web. Se valora que en esta dirección aparezca el nombre del repositorio.

Resultado:

• Si
• No

1.5.- Existencia de iniciativas para fomentar la visibilidad del repositorio dentro de la propia institución.

Se valora si existe una oferta de sesiones de formación e información sobre la introducción de los documentos en el repositorio, fomento del acceso abierto, así como materiales de soporte disponibles para los autores, etc.

Resultado:

• Si (describir cuales)
• No

2.- Políticas

2.1.- Existe una declaración sobre la misión y objetivos del repositorio

Existe un documento público, fácilmente accesible desde la página principal del repositorio en el que se establezen cuales son los objetivos, alcance y funciones del mismo.

Resultado:

• Si (incluir URL)
• No

2.2.- Existe una declaración sobre el acceso al texto completo de los documentos.

Se valora si existe una declaración, fácilmente accesible desde la página principal del repositorio, en la que explique el tratamiento que se realiza en el repositorio del acceso al texto completo de los documentos. Esta declaración debe especificar si todos los documentos son de acceso abierto y en el caso que contenga documentos de acceso restringido o con embargo temporal debe especificar el número o porcentaje.

Resultado:

• Si (incluir URL)
• No

2.3.- Política pública sobre el archivo en el repositorio, donde se establecen al menos los siguientes puntos: quién puede depositar, qué se puede depositar y en qué formatos.

Existe un documento público, fácilmente accesible desde la página principal del repositorio, en el que se establece de forma clara qué personas dentro de la institución pueden aportar contenidos, qué tipos de contenidos son aceptados (artículos publicados en revistas, informes, etc.) así como los formatos de los ficheros permitidos (PDF, Word, etc.).

Resultado:

• Si (incluir URL)
• No

2.4.- Política pública sobre preservación de los contenidos

Existe un documento público, fácilmente accesible desde la página principal del repositorio, en el que la institución expresa su compromiso en hacer disponibles los contenidos de forma permanente y tomar las medidas de preservación (tales como migraciones) necesarias para garantizar el acceso a los mismos. Siempre que sea posible crear y conservar formatos de archivo con la finalidad de asegurar su preservación.

Resultado:

• Si (incluir URL)
• No

2.5.- Política pública sobre reutilización de metadatos

Los metadatos almacenados en el repositorio pueden ser recolectados por agregadores o proveedores de servicios. Existe un documento público, fácilmente accesible desde la página principal del repositorio, donde se especifica cómo y en que medida o con que limitaciones dichos recolectores pueden utilizar los metadatos recolectados.

Resultado:

• Si (incluir URL)
• No

2.6.- Existe una oferta de contacto y asesoramiento visible

Se valora la existencia de diferentes medios de contacto (páginas web, correo electrónico, teléfono, etc.) para realizar asesoramiento telefónico y/o personal a los autores.

Resultado:

• Si (especificar)
• No

3.- Aspectos legales

En esta sección se analizan las cuestiones relacionadas con la propiedad intelectual de los contenidos distribuidos en el repositorio. Se consideran básicos dos aspectos: primero el garantizar que dichos contenidos, cuando sean archivados por los autores, están libres de restricciones de derechos de copia. Segundo, que el repositorio obtenga del autor, mediante algún tipo de autorización, derecho no exclusivo para la distribución de los mismos.

3.1.- El autor debe reconocer que al depositar no está infringiendo ningún derecho de propiedad intelectual

Para cada documento se debe obtener el permiso del autor para difundirlo a través del repositorio con las condicionsc prestablecidas (licencias Creative Commons, contratos de edición, autorizaciones, etc.). Puede utilizarse el mismo documento que en el punto 3.2 o uno diferente.

Resultado:

• Si (especificar)
• No
• Parcialmente (especificar)

3.2.- Existe una autorización firmada por el autor que permite la distribución de contenidos

Para cada documento se debe obtener el permiso del autor para difundirlo a través del repositorio con las condiciones preestablecidas.

Resultado:

• Si (especificar)
• No
• Parcialmente (especificar)

3.3.- Existe documentación disponible en el repositorio que ayuda al autor a decidir si puede o no archivar el documento.

Se valora, por ejemplo, si existe un enlace a SHERPA/RoMEO y/o DULCINEA.

Resultado:

• Si (describirla y/o incluir URL)
• No

3.4.- Inclusión de la información sobre los derechos de autor en los metadatos de los documentos del repositorio.

Se valora que los metadatos de los documentos del repositorio incluyan, definido y completado, el campo rights con las declaraciones de administración de derechos para acceder o utilizar el documento o una referencia a un servicio que proporcione esta información.

Resultado:

• Si
• No
• Parcialmente (especificar)

4.- Metadatos

4.1.- Existe una política de indización conocida por los autores donde se establece: lengua, lenguajes utilizados, etc.

A la hora de asignar materias o palabras clave a los documentos existe un procedimiento donde se establecen los requisitos mínimos que permitenn conseguir una homogeneidad de los contenidos. Por ejemplo: la lengua en que deben estar redactadas las entradas o los lenguajes documentales utilizados en el caso de una indización controlada.

Resultado:

• Si (especificar y/o incluir URL)
• No
• Parcialmente (especificar y/o incluir URL)

4.2.- Se aplica algún sistema de clasificación normalizado

Se valora la aplicación de uno o varios sistemas de clasificación normalizados (tales como: CDU, JEL, UNESCO, etc.) ya que son de ayuda para la realización de recolecciones selectivas por los agregadores y que pueden facilitar la creación de servicios de valor añadido.

Resultado:

• Si (especificar y/o incluir URL)
• No
• Parcialmente (especificar y/o incluir URL)

4.3.- Se permite la exportación de metadatos en algún otro formato aparte del Dublin Core Simple.

El uso de Dublin Core Simple es necesario para la exportación a través del protocolo OAI-PMH, pero se valora la posibilidad de exportar los metadatos en otros formatos enriquecidos (tales como: MODS, Dublin Core Cualificado o MARC).

Resultado:

• Si (especificar)
• No
• Parcialmente (especificar)

4.4.- Se utiliza algún formato de metadatos técnicos y/o de conservación.

Por ejemplo: PREMIS, etc.

Resultado:

• Si (especificar)
• No
• Parcialmente (especificar)

5.- Directrices de DRIVER

5.1.- Los recursos textuales de investigación que ofrece el repositorio se encuentran en acceso abierto.

Si el repositorio contiene otro tipo de documentos, para que DRIVER pueda recolectar los documentos que son de acceso abierto y de investigación, se debe crear un set específico que los agrupe.

Resultado:

• Si
• Parcialmente (indicar el porcentage estimado de recursos en acceso abierto)

5.2.- Se identifican los recursos textuales de investigación que están en acceso abierto a través de un set denominado DRIVER.

Si el repositorio contiene otro tipo de documentos, para que DRIVER pueda recolectar los documentos que son de acceso abierto y de investigación, se debe crear un set específico que los agrupe.

Resultado:

• Si
• No

5.3.- Se marcan los registros eliminados.

Los registros eliminados deben marcarse, durante un periodo de tiempo suficiente, de forma que los recolectores puedan identificarlos y eliminarlos de sus bases de datos. Asi se evita el riesgo que registros eliminados por el proveedor de datos sigan existiendo en los recolectores.

Resultado:

• Si
• No

5.4.- El tiempo de vida del testigo de reanudación es de un mínimo de veinticuatro horas.

Los testigos de reanudación (ressumption token) se utilizan en respuestas incompletas del servidor OAI-PMH para que el cliente pueda retomar la descarga en un momento posterior. La definición de hasta cuando se puede retomar debe definirla cada repositorio pero no podrá ser en ningún caso inferior a un día (24h.).

Resultado:

• Si
• No

5.5.- El correo electrónico del administrador del repositorio está disponible en la etiqueta AdminEmail dentro de la respuesta a una orden Identify

Resultado:

• Si
• No

5.6.- Existe una declaración de Description en la respuesta a una orden Identify

La etiqueta Description se utiliza para describir el repositorio de una forma entendible por los recolectores. Se puede usar el esquema definido en el documento Implementation Guidelines for the Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting o bien el repositorio puede definir uno propio.

Resultado:

• Si
• No

5.7.- Se usa el vocabulario de DRIVER en el campo dc:type

Las directrices de DRIVER establecen como obligatorio el uso del campo dc:type con el vocabulario preestablecido.

Resultado:

• Si
• No

6.- Logs y estadísticas

6.1.- Los logs del servidor web donde está alojado el repositorio se archivan de forma indefinida

Resultado:

• Si
• No

6.2.- El repositorio proporciona estadísticas sobre el uso de los documentos almacenados.

Se proporcionan de forma pública datos de accesos y descargas de forma individualizada para cada documento almacenado.

Resultado:

• Si
• No

7.- Seguridad, autenticidad e integridad de los datos

El repositorio debe asegurar la diponibilidad y preservación permanente de los documentos.

7.1.- Existe un procedimiento sobre la elaboración de copias de seguridad, tanto del software sobre el que funciona el repositorio, como de los metadatos y los documentos propiamente dichos

Resultado:

• Si (especificar)
• No

7.2.- El repositorio utiliza identificadores persistentes para sus contenidos.

Por ejemplo: DOI, Handle, URN, etc.

Resultado:

• Si (especificar)
• No

7.3.- Existe una separación de los contenidos de investigación, docencia y cultura que permite a los proveedores de servicios realizar recolecciones selectivas

Esta diferenciación no es necesaria en los repositorios que únicamente contengan un tipo de contenido. En aquellos repositorios que contengan más de un tipo de contenido, esta diferenciación se puede realizar a través de la definición de diferentes comunidades, a través de la creación de sets específicos, etc.

Resultado:

• Si (especificar)
• No